论新时期部门行政秘书的作用

2019-10-14 10:55 | 作者:超超 |

大学系行政秘书作为部门行政工作的承担者,保证了部门的正常运作,也是与其他部门和学校沟通的桥梁[1]。在新时代背景下,各大学的管理体制日趋成熟,各部门行政秘书的要求也越来越严格。部门行政秘书的职位在各部门的发展和建设中变得越来越重要。因此,部门的行政秘书必须明确自己的角色,这是做好行政秘书工作的关键。同时,我们还积极提高我们的专业素质和能力,为全体教师,学生和全体领导做好工作。以下以大学系行政秘书为例,讨论部门行政秘书的作用和职能。

一,部门行政秘书的工作职能

该部门的行政秘书是部门领导的工作人员和“左手和右手”,也是所有教师和学生的服务提供者。他的大部分日常工作都是服务和辅助。主要表现是第一个在两个方面,做事情。例如,部门主管召集所有教师和工作人员召开教师会议。部门负责人将具体说明行政秘书正在筹备会议前的工作,复制工作在会议上完成;以及对部门中一些琐碎事件的简单管理;第二,做个好员工。字面意思是为部门领导提出建议。例如,当部门负责人和其他部门负责人讨论该部门即将举行的重大活动时,行政秘书充分发挥员工的作用,担任部门负责人和其他部门。我引导相关评论以供参考。行政秘书的工作是否到位可以在一定程度上影响部门领导的效率。

从上面可以看出,行政秘书工作的性质是一种服务和辅助作用,这是一个非常稳定的特征[2]。

除了担任该部门行政工作的承办人外,该部门的行政秘书还是该部门领导的工作人员和“左右手”。它还是部门办公室的协调主管,也是所有教师和学生的服务提供者。它扮演着许多角色,表明该部门的行政秘书需要定位自己并掌握好。以下是该部门行政秘书的职责,并阐述了以下几个方面。

服务类型

行政秘书部是一种秘书,其实质与秘书的内容相同,侧重于服务。因此,该部门的行政部长是要做好服务工作。但是你需要弄清楚客户是谁。就该部门的行政秘书而言,他的职责应该是为部门的领导和整个部门的师生服务。另外,作为部门的行政秘书,我知道我的职位的服务状况。在日常工作中,我真正服务于部门,让整个部门的师生感受到行政秘书职位的魅力。

2.及时性

这里提到的及时性可以理解为记者重视的及时性[3]。该部门的行政秘书是一种秘书,该部门的日常行政工作必然相当复杂。在繁琐的工作中,还保证在获得重信息时第一次传达信息。花在这个过程上的时间越少,时效性就越高。

3.多方位

该部门的行政秘书的日常工作更复杂,任何工作都将涉及。文件处理,会议纪要等,但行政秘书需要完成与部门行政方面和部门领导工作有关的所有工作。

论新时期部门行政秘书的作用

4.保密

行政秘书的工作注定要与领导层保持联系。因此,在他的工作过程中,该部门的行政秘书经常会与部门领导和部门的一些机密文件联系,或听取部门领导讨论的一些保密话题。因此,部门的行政秘书必须具有一定的保密意识,始终保持清醒的头脑。如果你不应该看到它,不要看它;如果你不想说,不要说出来;如果你不想问,你永远不会问。严格遵守有关规章制度。

5.创造力

虽然部门行政秘书的职责主要是服务。然而,随着新时代的到来,它也带来了创新的概念,不仅符合时代的发展,也符合高校发展的需要。特别是对于部门的行政秘书来说,创造力更加重要。作为该部门的行政秘书,他擅长打破传统思维方式,能够创造新的变化,用创造性思维思考问题,为部门领导提出创意建议,或补充部门领导的核心思想。

1.具有一定的思想政治素质

论新时期部门行政秘书的作用

系部行政秘书的工作内容,这求行政秘书必须具有良好的政治思想素质,这是行政工作能够顺利完成的重保障。在日常的工作中,以遵守学校相关规章制度为前提、具备一定的责任心和事业心,有了事业心和责任心,将有利于提高行政秘书的职业道德、职业素养以及职业能力。

作为系部的院系行政秘书,必须具备足够的专业文化素养。行政秘书毕竟是属于办公类人员,平时接触最多的就是文件和档案,还经常撰写一些文案。因此,行政秘书对于专业文化素养这方面是非常看重的。倘若没有一个好的专业文化素养,怎么谈得上业务技能的掌握,而连一个简单的文案都不能编撰好的行政秘书,怎么能称的上是一个称职的行政秘书。除了良好的文化素养之外,一个称职的行政秘书还具备良好的心理素质。前文提到过,行政秘书定位是具有多面性的。城市学院的系部行政秘书一天当中的工作量可能会很多,很繁杂,有时还会发生一些突发事件,行政秘书往往会有很大的心理压力。这就求行政秘书必须有一定的心理承受能力,具备了一个好的心理素质,行政秘书才能坦然的面对系里日常繁杂的工作,以及一些复杂的突发性问题。

结束语

在高校的系部中,系部行政秘书承担着多个角色。除了是系部行政工作的承担者之外,还是系部领导的参谋和“左右手”,也是办公室内的协调监督人员,同时也充当着全系师生的服务者。因此,明确的角色定位,是系部行政秘书做好本职工作的关键所在。而业务素质是做好工作的保障。如此才能适应新时代背景下,高校的发展需求,为系部建设以及全系师生做出贡献。



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